Komplett guide om evenemangsplanering

Även om kommunikation och reklam ofta förknippas med skyltar, sociala nätverkspublikationer eller partnerskap med influencers, så får vi inte försumma en bransch som också är mycket effektiv: eventbranschen. Långt ifrån att vara försumbar kan eventbranschen tillföra mycket till företag, både vad det gäller försäljning och image. Att organisera ett evenemang är inte trivialt och det är viktigt att ha ett metodiskt förhållningssätt och rätt partners och tjänsteleverantörer för att lyckas. Du hittar allt du behöver veta om ämnet på följande rader.

Vad är event management?

En kort definition

Event management-avdelningen tar hand om skapande, marknadsföring, organisation och god ledning av event. Dessa kan vara av mycket varierande karaktär. Oavsett om det är ett kulturevenemang, ett idrottsmöte, ett politiskt möte eller till och med ett personligt evenemang, så är vart och ett av dessa evenemang baserade på ett tema. Dessutom kan evenemangen rikta sig till företag, privatpersoner eller mer allmänt till allmänheten. Slutligen har ett stort antal yrkesgrupper att säga till om hur ett evenemang ska fungera smidigt.

Evenemang av och för företag

Interna evenemang tjänar framför allt till att informera, motivera och behålla företagets personal. Vi kommer att se senare om de olika typerna av händelser som berörs.

Externa evenemang syftar till att stimulera företagets aktivitet. Att träffa kunder, arbeta med sin image eller presentera nya produkter är alla motiv för att organisera offentliga evenemang för proffs. Till exempel en konferens, en öppen dag, en kongress eller mässor, som välkomnar mellan tio och tusentals personer och som ibland sker genom registrering eller inbjudan: dessa B2B- eller B2C-evenemang kan också vara viktiga i din kommunikationsstrategi.

Evenemang för privatpersoner

Även om de inte alltid övervakas av professionella, har evenemang för individer ibland behov som kräver en specifik färdighet. För vissa evenemang kan det vara lämpligt att använda en professionell arrangör. Till exempel har en bröllopsplanerare all kompetens för att hjälpa dig att organisera ditt bröllop, inklusive att presentera det bästa möjliga valet av tjänsteleverantörer efter att ha jämfört flera offerter.

Offentliga evenemang

Olika typer av evenemang som är öppna för allmänheten finns inom extremt olika områden som kultur, idrott, förebyggande, solidaritet etc. Dessa evenemang inkluderar alla evenemang som är öppna för allmänheten utan några särskilda begränsningar, såsom minnesmärken, festivaler, karnevaler, inte att förglömma mässor och idrottstävlingar.

Vad är event marknadsföring?

Definitionen i några få ord!

Eventmarknadsföring består av en panel av tekniker som syftar till att fånga uppmärksamheten hos olika mål genom att organisera en evenemangsåtgärd, under vilken det är möjligt att involvera prestigefyllda gäster och föreslå enastående aktiviteter.

Mål

Känsla är hjärtat av eventmarknadsföring. Det handlar om att skapa en oförglömlig upplevelse, öppna dörren till utbyten och förena allmänheten.

Det är därför som målen för denna sektor är följande:

• För att visa upp sig inför sina kunder, visa upp sina produkter eller sina tjänster.
• Få slutkonsumentens uppmärksamhet.
• Väcka intresset hos de inflytelserika media som kommer att täcka händelsen.
• Bygga kundlojalitet.
• Arbeta med företagets varumärkesimage.

Händelsens karaktär beror på temat. I den här artikeln kommer vi att fokusera på den professionella sfären. Dessa mål är därför adekvata med logiken i evenemangsmarknadsföring, men vissa av dem är inte relevanta i samband med ett privat evenemang.

Tillgängliga medel

De tillgängliga medlen kan skilja sig mycket beroende på din budget, ditt företags värderingar, vilka tjänsteleverantörer som finns på marknaden och typen av evenemang.

Det första fallet gäller företag nära kultursektorn. De vill ha ett lämpligt utrymme för att organisera sitt evenemang på det sätt de vill. Ur denna synvinkel måste platsen vara lämpad för genomförandet av den planerade verksamheten och spridning av idéer som är genomtänkta långt i förväg. Ett event är ett bra tillfälle att frammana företagets värderingar. Det ger också möjlighet att lyfta fram en innovation som kan förbluffa en publik.

Vilken roll spelar händelser i ett företags strategi?

Andra företag väljer gatumarknadsföring. Gatan och offentliga utrymmen blir territorier för en oväntad händelse. Det kan vara ett framträdande, en handling kring en innovativ enhet eller visningen av ett visst reklambudskap eller en viss bild. Dessa evenemang, som framför allt är utformade för att locka allmänhetens uppmärksamhet, måste lämna ett starkt intryck på dem.

Vilken roll spelar händelser i ett företags strategi?

Arbeta med din varumärkesimage

Ett företags kommunikationsstrategi är inte längre begränsad till inlägg, annonser och meddelanden på sociala nätverk. Det viktigaste är att det inte är begränsat till en webbläsare, inte ens i den digitala tidsåldern. Det är ett mer globalt kommunikationssätt som måste vara konsekvent över alla medier och mål. Därför kan anordnandet av ett evenemang vara en del av arbetet med din varumärkesimage och förbättringen av dina produkter och tjänster.

Ett evenemang ger proffs ett privilegierat utrymme att möta sin målgrupp, i syfte att föra dem till ditt område för att uppleva vad de har föreställt sig. Marknadsföring består därför av att göra dig synlig i konsumenternas vardag genom att fånga deras uppmärksamhet. Här har konsumenten din fulla uppmärksamhet eftersom de kommer att vara närvarande på eventet du har anordnat för dem.

Bygga kundlojalitet

Det är en händelsekommunikationsåtgärd som bara kommer att bära frukt när dina kunder har deltagit i evenemanget du har organiserat. Ditt mål är därför att få konsumenterna att vilja besöka ditt event. För att göra detta måste du kommunicera i förväg, på sociala nätverk men även på traditionella medier. När dina kunder kommer att vara närvarande kommer du att kunna ge dem bästa möjliga förutsättningar att njuta av evenemanget.

Evenemanget i sig kommer därmed att bidra till kundlojalitet. Genom att erbjuda dem aktiviteter, förhandsinformation, all bekvämlighet av en kvalitetsmottagning och oklanderlig service, låter du dem associera ditt företag och dina produkter med detta kvalitetsögonblick. Din kund kommer att vara lojal mot dig eftersom han kommer att känna att han har delat något med ditt företag: ett ögonblick som du velat erbjuda honom.

Varför händelsekommunikation?

Informera målet att en händelse äger rum

Innan ett evenemang måste du kommunicera det för att sätta scenen. Du kan avslöja en del av arbetet bakom kulisserna som ingår i förberedelserna inför evenemanget, men du kan också involvera ditt mål, till exempel genom att fråga dem vad de vill se när de kommer dit. Detta gör att du kan skapa en dialog mellan konsumenten och företaget. Du får då en överblick över antalet förväntade deltagare, men också vad dina medarbetare behöver sätta in för att tillfredsställa dem.

Denna information är också ett bra sätt att få folk att prata om dig om ditt tillvägagångssätt går viralt. Att koppla samman arrangemanget av ett evenemang med en stark kommunikation kommer att ge dig mer synlighet och attraktivitet, även för de som inte kunde närvara på ditt evenemang eller de som inte trodde att de skulle delta. Stimulera intresse och lust att göra ditt evenemang till ett hett diskussionsämne.

Samla in data efter händelsen

När evenemanget är över ligger det i ditt bästa intresse att fortsätta kommunicera. Även om mötet har ägt rum så har du fortfarande mycket analytiskt arbete att göra för att utvärdera effektiviteten och användbarheten av ditt tillvägagångssätt. I den här processen kan dina deltagare ge feedback om vad de tyckte om dina evenemang. Det är upp till dig att be dem igen några veckor senare och föreslå att du kontaktar dem igen om några andra sådana förmåner skulle äga rum.

Genom att ta detta steg tillbaka närmar du dig efterhändelsen på ett konstruktivt sätt. Allt du kan lära dig och mobilisera senare kommer att spara tid och pengar. Dina deltagare har säkert saker att berätta. När du analyserar deras feedback kan du bli förvånad över deras uppfattning om vissa saker som inte nödvändigtvis motsvarade din ursprungliga vision.

Vilka typer av företagsevent finns?

Det finns många typer av företagsevent. Men inte alla kommer att vara lämpliga för alla situationer. Här kommer vi att diskutera de vanligaste typerna av företagsevent.

Teambuildingsaktiviteten

Detta företagsevent hjälper till att stärka sammanhållningen i teamet. Det är en animation kring en stund av gemytlighet, som en måltid, en dag med fysisk aktivitet eller en lagutflykt på en kulturell plats. Allt som kan uppmuntra samarbete och delning genom att främja laganda och lämna hierarkiska relationer åt sidan är bra att ta.

Konferensen

En konferens är en stor presentation där ett företag talar för att ge information till en publik. Det kan vara en presskonferens, ett tillkännagivande av nya produkter eller tjänster, eller en presentation av resultat eller viktiga beslut. Det är en form av top-down kommunikation där publiken inte talar och ställer frågor under talet, utan i en frågestund direkt efter talets slut.

Lanseringsfesten

En lanseringsfest används för att fira tillgängligheten av en produkt eller tjänst. Den här kvällen är en form av belöning till anställda som har arbetat med ämnet för lanseringen, men även för konsumenter som kan ha förbeställt produkten eller tjänsten och vill dela med sig av sin entusiasm inför tanken på att äntligen få tillgång till den.

Afterwork

Även om det tenderar att bli väldigt vanligt inom många branscher, är afterwork ändå ett privilegierat ögonblick som till viss del bidrar till teamsammanhållningen. Här finns ingen specifik aktivitet organiserad, eftersom det är en stund av delning och teambuilding efter arbetsdagen över en drink. Afterworken brukar börja runt 19.00. och ger möjlighet att, på företagets bekostnad, koppla av med kollegor.

Mässor

Måste vi presentera mässor? Det är B2B eller B2C mötesplatser där ett eller flera företag anordnar ett event kring ett givet tema. Mässor samlar montrar, som var och en erbjuder en upplevelse eller demonstration att ta del av. De ger ofta en möjlighet att föra yrkesverksamma från en viss sektor i kontakt med varandra.

Vilka yrken finns inom eventbranschen?

Event projektledare

Projektledaren ska hantera tid och budget för projektet. Han eller hon fungerar som en brygga till kunden och skickar arbetet till de olika teamen. Om han saknar en kompetens måste han gå och hitta den hos tjänsteleverantörer, till bästa pris och i enlighet med projektschemat. Han ansvarar inför uppdragsgivaren för att projektet löper smidigt. Hans roll som koordinator kräver en utmärkt organisationskänsla och kunskap inom många olika områden.

Eventkommunikationsansvarig

Han ansvarar för utformningen av kommunikationsverksamheten. Han återfinns framför allt bakom festivaler, kongresser och sportevenemang. Han tillbringar mycket tid i fält och måste vara närvarande på platsen för ett evenemang för att kunna bevaka det live, men också för att ha de bilder och information han behöver för att skapa ett medium som kommer att rapportera om dess framsteg. Bland de egenskaper som krävs är kreativitet och förmåga att göra avtryck.

Evenemangsarrangör

En evenemangsarrangör är en individ på området. Han eller hon samordnar verksamheten på plats, oavsett om den bedrivs internt eller av tjänsteleverantörer, och måste se till att varje detalj är giltig i förhållande till kundens beställning. Beroende på evenemangets karaktär kommer arrangören att behöva hantera olika begränsningar: tekniska, logistiska, säkerhet, etc. Ändå är de egenskaper som krävs alltid desamma: kreativitet, stor självständighet, utmärkta interpersonella färdigheter och uppmärksamhet på detaljer.

Utställningsintendent

I en utställning väljer curatorn plats, tema och verk som ska ställas ut. Han är inte bara ansvarig för organisationen utan ser också till att projektet är ekonomiskt sunt och att gästerna är nöjda vid öppningen. Kuratorn är både projektledare och arrangör och har en gedigen kunskap om ämnet.

Hur väljer man sin eventbyrå?

Förbereder din ansökan

Innan du anlitar en eventbyrå så är det viktigt att tänka på vilken typ av event du vill anordna. En viktig händelse måste förutses och genomtänkas i god tid, annars kommer den tjänsteleverantör som du kommer att beställa inte att kunna ge dig fullständig tillfredsställelse.

För att göra detta kan du ställa dig själv följande frågor:

• Vilken typ av event vill du arrangera?
• Vilket format ska evenemanget ha?
• Vilka är dina mål med detta evenemang?
• Vilket datum ska det ske?
• Vilken är målgruppen för ditt evenemang?
• Vad är din totala budget?

Allt som sen återstår är att strukturera upp svaren på alla dessa frågor i ett dokument som du kan presentera för de byråer du träffar. De kommer säkert att ha frågor att ställa dig för att kunna föreslå det erbjudande som bäst passar dina behov.

Var uppmärksam på de viktiga aspekterna

En eventbyrå som kommer från ingenstans kan inte motivera sin kompetens och förtjänar verkligen inte din uppmärksamhet. Innan du validerar en byrås offert och beställer den, är det tillrådligt att ta reda på de projekt som den redan har kunnat genomföra, hur nöjda kunderna är och till och med dess arbetsmetoder.

Organiseringen av ditt projekt kommer att ta tid och det är absolut nödvändigt att det är av kvalitet. En byrå som har svårt att upprätthålla goda relationer med sina kunder riskerar att arbeta vid sidan av dig utan att ge dig tillfredsställelse. Innan du accepterar deras offert, ta en titt på webbplatsen för byrån du funderar på att välja och tveka inte att kontakta deras tidigare kunder för att få feedback om deras tjänster, om möjligt.

Vilken roll har en eventbyrå?

Ge ackompanjemang

En byrå måste hjälpa dig bortom de organisatoriska aspekterna, genom att följa med dig och sätta upp ett ramverk som främjar samarbete.

Så när du anlitar en eventbyrå så bör du ha fokus på följande element:

• Projektschemat.
• De mål som ska uppnås.
• De åtgärder som ska vidtas.
• Valet av tjänsteleverantörer.
• Budgeten får inte överskridas.

Du bör dra nytta av byråns erfarenhet av dessa olika ämnen. Men glöm inte att du är den enda beslutsfattaren. För att utföra din roll under bästa möjliga förutsättningar behöver du en byrå som ger dig alla nycklar för att förstå ditt projekt.

Att göra kunskap tillgänglig

Du kanske redan har all organisations- och planeringsförmåga för att göra dina evenemang till en framgång. Men när det kommer till att producera bilder, kommunicera online eller visa en struktur på plats behöver du kunskap eller tid som du kanske inte har. Eventbyrån måste också ge dig logistiskt, kreativt och organisatoriskt stöd genom sin interna personal och de tjänsteleverantörer den anlitar.

Att hitta en eventbyrå innebär därför inte att tappa kontrollen över ditt projekt, utan att få hjälp. Detta betydande stöd kan göra hela skillnaden, genom att ge dig lite nyckelfärdig input innan evenemanget men också på själva dagen.

Slutsats

Eventsektorn kräver en mängd olika kompetenser och yrken. Denna mångfald av profiler gör det möjligt att förverkliga dina idéer, antingen genom att leda allt inifrån ditt företag, eller genom att anförtro hela eller delar av ditt projekt till en byrå. I vilket fall som helst måste projekt bearbetas uppströms och tillräckligt detaljerat för att uppnå de förväntade resultaten.