Evenemangsplanerare

Älskar du att organisera evenemang och fester för din familj och vänner? Du kanske funderar på en karriär som evenemangsplanerare!

Vad är en evenemangsplanerare?

En evenemangsplanerare (även känd som en mötes- och/eller kongressplanerare) är någon som koordinerar alla aspekter av professionella möten och evenemang. De väljer ofta mötesplatser, ordnar transporter och samordnar många andra detaljer.

Vad gör en evenemangsplanerare?

Oavsett om det är ett bröllop, en utbildningskonferens eller en affärskongress, för möten och evenemang, så förs  människor samman för ett gemensamt syfte. Mötes-, kongress- och evenemangsplanerare arbetar för att säkerställa att detta syfte uppnås sömlöst.

En evenemangsplanerare kommer vanligtvis att göra följande:

• Träffa kunderna  för att förstå syftet med mötet eller evenemanget.
• Planera omfattningen av evenemanget, inklusive tid, plats, program och kostnad.
• Ta in anbud från lokaler och tjänsteleverantörer (till exempel, restauraneger, florister eller fotografer).
• Arbeta med kunden för att välja var evenemanget ska hållas och vem som ska kontrakteras för tjänster.
• Inspektera platser för att säkerställa att de uppfyller kundens krav.
• Koordinera evenemangstjänster som lokal, transporter och matservering.
• Konferera med personalen på plats för att samordna detaljer.
• Övervaka eventaktiviteter för att säkerställa att kunden och eventdeltagarna blir nöjda.
• Granska evenemangsräkningar och godkänna betalningen.

Evenemangsplanerare koordinerar varje detalj i ett evenemang, från början till slut. Innan ett möte, till exempel, kommer planerare att träffa kunder för att uppskatta den beräknande närvaron och bestämma mötets syfte. Under mötet sköter de möteslogistik som att registrera gäster och sätta upp audio/visuell utrustning för talare. Efter mötet intervjuar de deltagarna för att ta reda på vilka ämnen som intresserade dem mest.

Evenemangsplanerare letar också efter potentiella mötesplatser, som hotell och kongresscenter. De överväger boendet och tjänsterna som anläggningen kan erbjuda, hur lätt det kommer att vara för deltagarna att ta sig dit och de attraktioner som omgivningen har att erbjuda. Under senare tid (pga av Covid) så har planerare också övervägt om ett onlinemöte kan uppnå samma mål som ett ansikte mot ansikte.

När en plats har valts så ordnar planeraren mötesutrymmen och supporttjänster. Till exempel så förhandlar de fram kontrakt med leverantörer för att tillhandahålla måltider till deltagarna och samordnar planerna med personalen på plats. De organiserar talare, underhållning och aktiviteter. De övervakar också ekonomin för möten och kongresser. På evenemangsdagen kan planeraren registrera deltagare, koordinera transporter och se till att mötesrummen är korrekt inredda.

Är du lämpad som evenemangsplanerare?

Evenemangsplanerare har i regel distinkta personligheter. De tenderar att vara företagsamma individer, vilket betyder att de är äventyrliga, ambitiösa, självsäkra, extroverta, energiska, entusiastiska, självsäkra och optimistiska. De är dominerande, övertygande och motiverande. Vissa av dem är också konventionella, vilket betyder att de är samvetsgranna och konservativa.

Låter detta som du?

Hur är arbetsplatsen för en evenemangsplanerare?

Eventplanerare tillbringar i regel större delen av sin tid på kontor. Under möten och evenemang så arbetar de vanligtvis på plats på hotell eller kongresscenter. De reser regelbundet för att delta i evenemang de organiserar och för att besöka potentiella mötesplatser, ibland på exotiska platser runt om i världen. Planerare samarbetar regelbundet med kunder, personal och mötesdeltagare.

Arbetet med mötes-, kongress- och evenemangsplanering kan vara stressigt och krävande. Planerare övervakar många aspekter av evenemanget samtidigt, har många deadlines och orkestrerar aktiviteterna för flera olika grupper av människor.

De flesta mötes-, kongress- och evenemangsplanerare arbetar heltid. Dessutom så måste många av dem i regel arbeta långa, oregelbundna timmar under tiden fram till en större händelse. Under möten eller kongresser så kan planerare arbeta mycket långa dagar, börja tidigt på morgonen och arbeta till sent på kvällen. Ibland måste de även jobba under helger.

Vanliga frågor

Är evenemangsplanerare nöjda?

Evenemangsplanerare rankas högt som karriärval. Sammantaget så rankas det bland de bästa karriärer för tillfredsställelsepoäng.

Trots den inneboende stressen med evenemangsplanering är det onekligen ett stimulerande, spännande, till och med upphetsande arbete – egenskaper som definierar många lyckliga karriärer.

Hur är evenemangsplanerare?

Baserat på vår erfarenhet så tenderar evenemangsplanerare att övervägande vara konstnärliga människor. Detta är dock inte förvånande. I grund och botten så är det en konst, nästan allt som evenemangsplanerare har att göra: ha kontakt med kunder; förhandla fram kontrakt; arbeta med leverantörer, som kan ha olika kulturell bakgrund och ha olika arbetsmoral; vara samtidigt medveten och lyhörd, men ändå kunna tona in i bakgrunden; och inför oundvikliga problem, förbli fokuserad under press.

Ska jag bli evenemangsplanerare?

Det första som alla som funderar på den här karriären bör veta är att evenemangsplanering konsekvent listas som ett av de tio mest stressande jobben. Även om yrket kan innebära resor till spännande destinationer och möjligheter att ofta bo på exklusiva hotell och äta på exklusiva restauranger, så är arbetet kantat av orubbliga deadlines och pressade situationer som kräver ett snabbt tänkande och lösningar.

Det är inte ovanligt att evenemangsplanerare måste skapa lugn mitt i ett potentiellt kaos och att orubbligt framstå som om kaos aldrig ens var en möjlighet. För att lyckas – faktiskt för att överleva – på fältet är denna förmåga till lugn och problemlösning absolut nödvändig. Det är naturligtvis inte den enda nyckelfärdigheten som kompetenta evenemangsplanerare tar med sig till bordet.

Rollen kräver även alla följande färdigheter:

Organisationsförmåga

Att hantera logistik kring möten, transporter, aktiviteter och andra aspekter av ett evenemang kräver exceptionell organisationsförmåga.

Kreativitet

Att komma med inspirerade idéer och lösningar – i samråd med rätt leverantörer som audio-videoleverantörer, reseföretag och möbel- och blomleverantörer – kräver en kreativ känsla.

Tidshanteringsförmåga

Eventplanerare måste vara bekväma med att prioritera och omprioritera flera ansvarsområden under långa tidsperioder. Jobbet är deadline drivet,

Teamledning och relationsskapande förmåga

Att samordna personal, gästföreläsare, underhållare och evenemangsdeltagare är en integrerad del av jobbet.

Utmärkt kommunikationsförmåga i tal och skrift

Evenemangsplanerare är länken mellan flera parter, från kunder till arenor till lokala leverantörer. Detta innebär att de måste kunna svara på en mängd olika önskemål om behov.

Akut uppmärksamhet på detaljer

Även planering är ofta detaljplanering. Att identifiera potentiella problem eller problem innan de inträffar är en betydande del av en evenemangsplanerares arbete.

Affärsmannaskap

Evenemangsplanering innebär att inhämta anbud från arenor, säkra kvalitetsprodukter och tjänster, förhandla och verifiera servicekontrakt, granska evenemangsräkningar, godkänna betalningar och andra relaterade uppgifter.

Datorkompetens

Avancerade kunskaper med projektledningsprogramvara och kalkylblads- och databasprogramvara är avgörande för evenemangsplanerare.

Viljan att resa

Många evenemang äger rum utanför planerarens hemstad. Dessutom är kontroll av lokaler och möten med försäljare en betydande del av jobbet. Behovet av att resa är därför icke förhandlingsbart.

Flexibilitet

Vid evenemangsplanering är förändringen relativt konstant. Försenade flyg betyder försenade deltagare. Kunden ändrar sig på plats. Vädret kräver att ett utomhusevenemang måste flyttas inomhus. På någon nivå är uppgiften för en evenemangsplanerare att förutse det oförutsedda och vara beredd att hantera det.

Sammanfattningsvis, om du letar efter ett 9 till 5 jobb, så är evenemangsplanering inte för dig. En del av jobbspecifikationen kan inkludera 18-timmarsdagar (både dagarna före ett evenemang och under själva evenemanget), att komma i säng kl. 02.00 efter att ha övervakat en prismiddag, eller att gå upp kl. 05.00 för att hjälpa till att arrangera en konferens eller utställning.

Denna karriär är för individer som är beredda att arbeta obevekligt. Och även om arbetet kan få evenemangsplanerare att få se sig om i världen, så vet de att de enda sevärdheterna ibland kommer att vara insidan av ett hotell. När allt kommer omkring så är deras ansvar att leverera sömlösa evenemang för andra, enligt deras kunders visioner och mål.

Steg för att bli en evenemangsplanerare

Att bli evenemangsplanerare innebär ett engagemang för en varierad utbildning och ofta en intensiv träning på jobbet.

Hur lång tid tar det att bli evenemangsplanerare?

Eventplanerare väljer ofta att slutföra en tvåårig akademisk examen eller en fyraårig kandidatexamen i evenemangsplanering innan de söker en evenemangsplaneringsroll på ingångsnivå.

Vissa kan få en relaterad erfarenhet av att arbeta på ett hotell eller i en annan gästverksamhet innan de blir evenemangsplanerare.