Så vad gör en eventbyrå?
Enligt Wikipedia så är eventplanering ”projektledning för att skapa och genomföra storskaliga evenemang som festivaler, konferenser, ceremonier, bröllop, formella fester, konserter och kongresser” vilket låter ganska så rimligt om än lite långrandigt.
För att uttrycka det lite enklare om en eventbyrå:
”Samordning, planering, organisering och genomförande av ett evenemang”
Det finns ett antal viktiga saker en eventbyrå gör, vissa uppenbara och andra lite mindre. Ett bra eventföretag kommer att tillhandahålla en rad resurser och tjänster samt en mycket erfaren personal som kan säkerställa att evenemanget genomförs smidigt, oavsett om det är stort eller litet.
Vad gör ett eventföretag?
Att genomföra ett framgångsrikt evenemang kan vara en komplex och kostsam tillställning där planering och hantering av varje detalj räknas för dess framgång, vilket enbart det är en anledning till att anlita ett specialistföretag. Med detta i åtanke så är det här våra 6 bästa anledningar till att använda en professionell eventbyrå.
1. Kreativa idéer
Skapa en ”Wow!” faktor är en viktig del av att göra en minnesvärd händelse. Ett bra eventföretag kommer att ha ett starkt kreativt team som tillhandahåller idéer för ditt event och kommer att arbeta tillsammans med dig för att uppnå ett oförglömligt slutresultat.
2. Spara tid och pengar
Att anlita ett företag för att sköta ditt event kan verka dyrt men professionella eventföretag har tillgång till eventutrustning samt en regelbunden kontakt med pålitliga leverantörer, artister, arenor och tekniker. Som ett resultat kan de få bättre erbjudanden på allt du kan behöva, och förmodligen få det betydligt snabbare.
3. Tillgång till teknik
Att arbeta med ett eventföretag ger dig tillgång till deras arsenal av teknik som högkvalitativa ljudsystem, integrerade ljusalternativ och storbildsskärmar.
4. Professionell eventleverans
Ett eventföretag kan ta hand om all organisation och uppgifter för att leverera ett lyckat event, så att du själv kan fokusera på dagen och dina gäster. Den verkliga kvaliteten på tjänsten kommer att visa sig om det finns ett problem. Ett bra eventföretag kommer att ha planerat för oförutsedda händelser utifall plan A eller B inte fungerar.
5. Hantera risk
Ett bra eventföretag kommer att ha en solid ledningsplan för hälsa och säkerhet, säkra alla nödvändiga tillstånd eller licenser och ha en erfaren personal på plats som vet vad de ska göra om en incident inträffar.
6. Hantera din budget
Din budget kommer att hanteras av en erfaren evenemangsplanerare som förstår kostnaderna och kan ge uppskattningar om eventuella extrakostnader beroende på ändringar i evenemangets format eller omfattning.